Funciones, actividades y responsabilidades del Oficial de Cumplimiento en Colombia

En Colombia, el Oficial de Cumplimiento es una figura clave en el sistema de prevención del lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (LA/FT/FPADM). Su rol, más allá de un requisito normativo, constituye un pilar de gobernanza corporativa y de gestión de riesgos que asegura la transparencia y sostenibilidad de las organizaciones.

Funciones generales del Oficial de Cumplimiento

El marco normativo establece que el Oficial de Cumplimiento debe liderar, coordinar y supervisar las políticas y procedimientos de la empresa en materia de cumplimiento. En particular:

• Implementar y mantener actualizado el SARLAFT o SIPLAFT, según corresponda.
• Servir de enlace directo con la UIAF y autoridades de supervisión.
• Asegurar la independencia del área de cumplimiento y reportar directamente a la alta dirección.

Actividades específicas que debe realizar

El día a día del Oficial de Cumplimiento incluye un conjunto de actividades operativas y estratégicas:

• Monitoreo y análisis de transacciones:
• Revisar operaciones inusuales, detectar patrones atípicos y clasificarlos según el nivel de riesgo.
• Elaborar y remitir Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la UIAF.
• Conocimiento del cliente, proveedor y asociado de negocio (KYC/Know Your Customer):
• Implementar procesos de debida diligencia para identificar el perfil financiero y reputacional de clientes y contrapartes.
• Actualizar periódicamente las bases de datos y realizar monitoreo de listas restrictivas (OFAC, ONU, etc.).
• Gestión documental y trazabilidad:
• Mantener manuales, políticas y procedimientos al día.
• Asegurar que las decisiones queden documentadas para efectos probatorios ante supervisores.
• Capacitación y cultura organizacional:
• Programar entrenamientos periódicos a empleados y directivos.
• Sensibilizar sobre la importancia del cumplimiento como parte de la estrategia de negocio.
• Reportes internos:
• Presentar informes periódicos a la Junta Directiva o máximo órgano social sobre la efectividad del sistema.
• Recomendar mejoras y nuevas herramientas de control.
• Gestión de riesgos emergentes:
• Identificar riesgos asociados a nuevas tecnologías (fintech, criptoactivos, pagos digitales).
• Proponer ajustes en controles para adaptarse a cambios en el mercado y la normativa.

¿Se puede tercerizar el rol del Oficial de Cumplimiento?

En sectores como el real, solidario o empresarial no financiero, la normativa permite que las funciones del Oficial de Cumplimiento sean asumidas por terceros especializados mediante outsourcing.

Esto significa que una empresa puede contratar a una firma experta en cumplimiento para:

• Diseñar y actualizar manuales y matrices de riesgo.
• Implementar software de monitoreo transaccional.
• Hacer seguimiento al sistema y elaborar reportes periódicos.
• Servir de enlace directo con las autoridades de control.

Advertencia: La tercerización no elimina la responsabilidad de la empresa. Aunque se contrate a un tercero, la compañía sigue siendo responsable ante la Superintendencia y demás autoridades.

Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento de las obligaciones del Oficial de Cumplimiento puede derivar en sanciones tanto para el funcionario como para la entidad:

• Para la empresa:
• Multas impuestas por la Superintendencia respectiva, que pueden llegar hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
• Restricciones operativas, suspensión de actividades o pérdida de licencias.
• Daño reputacional y exclusión de sistemas financieros y comerciales.

• Para el Oficial de Cumplimiento:
• Multas personales hasta por 200 SMLMV, dependiendo del régimen de supervisión.
• Inhabilitación para ejercer cargos de dirección en entidades vigiladas.
• En casos graves, responsabilidad penal si se demuestra complicidad o negligencia dolosa en esquemas de lavado de activos.

Conclusión

El Oficial de Cumplimiento es mucho más que un requisito legal: es la primera línea de defensa contra el riesgo legal y reputacional. Su papel exige independencia, criterio técnico y compromiso ético.

Para las empresas que no cuentan con la capacidad interna, la tercerización en firmas especializadas es una alternativa eficiente, siempre que se mantenga la supervisión de la alta dirección.

En cualquier escenario, lo esencial es entender que la negligencia o improvisación en este rol puede costar millones en sanciones, pérdida de confianza y hasta responsabilidad penal para los involucrados.