REGLAMENTACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
El pasado 30 de diciembre de 2021 la DIAN expidió la Resolución No. 000167 por medio de la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y para su transmisión electrónica, estableciendo para el efecto que el soporte de las adquisiciones efectuadas a dichos sujetos no obligados se deben generar y transmitir en forma electrónica por parte de los adquirentes facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables de IVA que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones de sus declaraciones de impuestos.
Dicha implementación debe llevarse a cabo por los sujetos obligados a más tardar el 02 de mayo de 2022 de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionalidades contenidas en el anexo técnico respectivo.
Por otro lado, los sujetos no obligados a facturar que requieran generar el documento soporte de las adquisiciones efectuadas, deberán continuar realizándolo de forma física y mantener esta documentación a disposición de la administración tributaria cuando así lo requiera sin que sea obligatorio la transmisión de los mismos a la DIAN.
La información y el contenido del documento soporte en la adquisición a los sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente será la siguiente, los cuales serán verificados por la DIAN, no obstante la responsabilidad por la exactitud, contenido y cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales del documento será del sujeto obligado, verificado que cumplan los requisitos para la procedencia de los costos y deducciones o impuestos descontables sin perjuicio de la facultad fiscalizadora con que cuenta la entidad:
1. Estar denominado expresamente con documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener la razón social y número de identificación del vendedor o quien presta el servicio y en caso de extranjeros la identificación otorgada en el país del no residente.
4. Razón social y número de identificación del adquirente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
6. Tener la descripción específica del bien y/o servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el IVA cuando a ello hubiera lugar.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación de acuerdo con las normas vigentes.
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la DIAN.
10. El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la DIAN los cuales se validan a través del aviso de inconveniente técnico que reporte el servicio informático o por parte del sujeto obligado, y que impidan la trasmisión para la validación de los requisitos que debe contener el documento, el sujeto obligado debe trasmitir el documento en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático o que se supere el inconveniente presentado por el sujeto obligado guardando los soportes pertinentes para cuando la administración tributaria los requiera.
Se debe adicionalmente garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información contenida en los sistemas con las cuentas por pagar y por cobrar, los gastos, costos y deducciones y en general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La conservación de los documentos soporte en las adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente se conservarán de conformidad con los indicado en el artículo 632 de E.T. esto es por el plazo que trascurra hasta que quede en firme la declaración de renta que se soporta en los documentos enunciados y su representación gráfica se puede diseñar de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado cumpliendo con las especificaciones del anexo técnico respectivo.
Finalmente advierte la resolución que el idioma que se debe usar en el documento soporte debe ser el español y la moneda de referencia el peso colombiano pudiéndose expresar en otro idioma y otra moneda además del español y peso colombiano.
