Flash Informativo Legal Diciembre No. 1

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a vigilancia o control de dicha Entidad, están obligadas a enviar los estados financieros al 31 de diciembre de 2015, sin necesidad de requerimiento expreso. Asimismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a inspección.

Se exceptúan de tal obligación, las entidades empresariales que se encuentran en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán notificar tal situación a través un correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co, indicando como asunto “Grupo de informes empresariales: Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicios – Corte 2015 – sociedad en liquidación voluntaria”.

2. PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2015, SEPARADOS E INDIVIDUALES:

Por otra parte, la Superintendencia estableció que las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas antes señaladas, previa solicitud de autorización de envío al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co, dirigida al Grupo de Informes Empresariales.

3. DOCUMENTOS ADICIONALES

Los estados financieros solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales, los cuales deberán se allegados dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera según su número de NIT, caso contrario, se entenderán recibidos de manera extemporánea, acarreando la aplicación de las sanciones pertinentes.

a.   El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem.La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b.    El informe de Gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación con conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995. Asimismo deberá contener el cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual. Esta obligación no aplica para sucursales de sociedades extranjeras.

 

c.    El dictamen del revisor fiscal.

d.    Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, escaneados del original en formato PDF.

• Para las entidades empresariales Vigiladas y Controladas:

a.   El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem.La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b.   Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, escaneados del original en formato PDF. 

• Para las entidades empresariales Inspeccionadas

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, silo hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

Las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros separados de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar, además de los separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 16 de mayo de 2016.

Junto a los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:

a.   Certificado de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

b.    Notas a los estados financieros consolidados.

c.    Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d.    Dictamen del revisor fiscal.

Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente cuando se hubieren presentado, así mismo, los documentos adicionales. En el evento de que no fueren aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes.

5. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DEL INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

El informe 42 – Prácticas Empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control, clasificadas en el Grupo 1.

La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de la información del informe de prácticas empresariales, recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada. Tal régimen jurídico está previsto en los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Esta obligación no aplica para las Entidades Empresariales inspeccionadas ni para las sucursales de sociedades extranjeras ni para las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio.

El Informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas del 2016, señaladas a continuación de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial (sin incluir el de verificación DV):

Tabla No. 2

Programación de envío de informe de prácticas empresariales

El informe 42 deberá remitirse por medio del programa Storm, conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co para la instalación y uso de este sistema (bajo la sección Presentación de Informes Empresariales). Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, el sistema creará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.

Este informe no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.

Es importante acotar, que los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. El incumplimiento de lo dispuesto en la Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.

6. REGISTRO Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN EN SIRFIN Y LAS GENERALIDADES SOBRE EL USO DEL SISTEMA XBRL EXPRESS.

En la sección «Presentación Informes Empresariales» del portal www.supersociedades.qov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL, y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse todos los trámites.

6.1. Una vez instalado el sistema XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL. Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.

Las licencias del sistema están disponibles sólo para las Entidades Empresariales objeto de este requerimiento; si la Entidad Empresarial ya cuenta con el referido sistema, no será necesario descargarlo o instalarlo nuevamente.

El sistema sólo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta: Mis DocumentosMis archivos XBRL.

Asimismo, la Superintendencia de Sociedades a través de la Circular Externa de la misma estableció los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los Estados Financieros correspondientes al ejercicio fiscal 2015.

1. OBLIGATORIEDAD DEL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA.

Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a vigilancia o control de dicha Entidad, están obligadas a enviar los estados financieros al 31 de diciembre de 2015, sin necesidad de requerimiento expreso. Asimismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a inspección.

Se exceptúan de tal obligación, las entidades empresariales que se encuentran en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán notificar tal situación a través un correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co, indicando como asunto “Grupo de informes empresariales: Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicios – Corte 2015 – sociedad en liquidación voluntaria”.

2. PLAZOS PARA EL ENVÍO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2015, SEPARADOS E INDIVIDUALES:

Tabla No. 1

Programación de envío de Información Financiera

Por otra parte, la Superintendencia estableció que las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas antes señaladas, previa solicitud de autorización de envío al correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co, dirigida al Grupo de Informes Empresariales.

3. DOCUMENTOS ADICIONALES

Los estados financieros solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales, los cuales deberán se allegados dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera según su número de NIT, caso contrario, se entenderán recibidos de manera extemporánea, acarreando la aplicación de las sanciones pertinentes.

• Para las entidades empresariales Vigiladas y Controladas:

a.   El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem.La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores

b.    El informe de Gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación con conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995. Asimismo deberá contener el cumplimiento de normas sobre propiedad intelectual. Esta obligación no aplica para sucursales de sociedades extranjeras.

c.    El dictamen del revisor fiscal.

d.    Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos.

• Para las entidades empresariales Inspeccionadas:

a.    El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros cumplen lo previsto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito por el revisor fiscal que dictamina el cumplimiento del artículo 38 ibídem.La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.

b.    Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos.

El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, silo hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.

Los documentos adicionales deben enviarse a través de la sección «Envío de documentos adicionales» del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.

4. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES.

El informe 42 – Prácticas Empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.

La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido y la fidelidad de la información del informe de prácticas empresariales, recae sobre los administradores de las Entidades Empresariales, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada. Tal régimen jurídico está previsto en los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.

Esta obligación no aplica para las Entidades Empresariales inspeccionadas ni para las sucursales de sociedades extranjeras ni para las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio.

El Informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas del 2016, señaladas a continuación de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial (sin incluir el de verificación DV):

Tabla No. 2

Programación de envío de informe de prácticas empresariales

Este informe no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.

Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014, en un sólo informe

5. PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES.

Las entidades empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes, destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros separados de fin de ejercicio, como las entidades empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar, además de los separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 10 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa Storm (Informe 07 – Estados Financieros Consolidados) y diligenciar las cifras en miles de pesos.

Junto a los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:

a.   Certificado de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.

b.    Notas a los estados financieros consolidados.

c.    Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d.    Dictamen del revisor fiscal.

Los estados financieros consolidados sólo se entenderán recibidos oportunamente cuando se hubieren presentado, así mismo, los documentos adicionales. En el evento de que no fueren aportados en el plazo establecido, se entenderán presentados de manera extemporánea, circunstancia que podría dar lugar a las sanciones pertinentes

Es importante destacar, que con excepción de la documentación solicitada en formato PDF, toda la información financiera deberá enviarse por medio del programa Storm siguiendo las especificaciones técnicas que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co.

Finalmente, los plazos señalados son improrrogables. El incumplimiento de lo establecido en la Circular en comento, podrá dar lugar previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho a la defensa, a las sanciones previstas en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.