La globalización de los negocios ha transformado la manera en que las empresas colombianas se relacionan con proveedores, socios estratégicos y entidades financieras en el extranjero. Hoy es común pagar licencias de software, servicios de consultoría, regalías por uso de intangibles o incluso contratar almacenamiento en la nube. Sin embargo, detrás de cada pago al exterior se esconde una obligación tributaria que no puede pasarse por alto: la retención en la fuente.
Este mecanismo garantiza que los ingresos de fuente nacional obtenidos por no residentes en Colombia aporten al sistema tributario. Su correcta aplicación evita contingencias con la DIAN, asegura la deducibilidad de los gastos y, en muchos casos, permite optimizar la carga fiscal mediante convenios internacionales.
1. Beneficiarios y agentes retenedores: ¿quién es quién?
La primera pregunta que debe hacerse una empresa antes de realizar un pago al exterior es: ¿a quién estoy pagando y quién debe practicar la retención?
El beneficiario es siempre el no residente: sociedades extranjeras sin domicilio en Colombia, personas naturales no residentes o sucesiones ilíquidas de extranjeros. El agente retenedor, en cambio, es quien efectúa el pago. Aquí no solo entran las compañías colombianas, sino también las entidades financieras emisoras de tarjetas, pasarelas de pago, recaudadores de efectivo y otros actores designados por la DIAN en el artículo 406 del Estatuto Tributario.
Este detalle es clave: incluso si el pago se canaliza por plataformas tecnológicas, la responsabilidad de retener no desaparece.
2. ¿Qué constituye un ingreso de fuente nacional?
Un pago al exterior solo se somete a retención si se considera ingreso de fuente nacional. El Estatuto Tributario señala varios supuestos: la enajenación de bienes situados en Colombia, los servicios prestados en el país o desde el exterior siempre que se utilicen en Colombia, la explotación de intangibles como regalías y know-how, y las rentas de trabajo personal desarrolladas dentro del territorio.
Esto significa que incluso un contrato ejecutado físicamente en el extranjero puede gravarse en Colombia si su uso o aprovechamiento ocurre en el país. Por ello, la revisión contractual y la identificación del lugar de aprovechamiento son tareas que no deben descuidarse.
3. El dilema del Cloud Computing
El auge del cloud computing ha generado dudas sobre su tratamiento fiscal. La DIAN, en el Oficio 032620 de 2018, fue clara: el acceso a la nube no es un servicio técnico, pues se trata de una prestación automatizada que no implica transferencia de conocimiento especializado.
Sin embargo, hay un matiz importante. Cuando el servicio de nube incluye intervención humana significativa —por ejemplo, asesoría especializada o configuración avanzada a la medida del cliente— podría reclasificarse como servicio técnico y quedar gravado al veinte por ciento. En consecuencia, los contratos de cloud deben evaluarse caso por caso.
4. La Presencia Económica Significativa (PES)
El comercio digital llevó a Colombia a incorporar la figura de la Presencia Económica Significativa (PES). Bajo esta regla, una empresa extranjera puede quedar sujeta a impuestos en Colombia aun sin tener oficina ni empleados en el país, siempre que interactúe de manera sistemática con el mercado local.
Los criterios son objetivos: ingresos iguales o superiores a 31.300 UVT (alrededor de $1.558 millones COP), más de 300.000 usuarios en Colombia o la posibilidad de visualizar precios y pagar en pesos colombianos.
Los servicios alcanzados van desde la publicidad digital y el streaming hasta el licenciamiento de software, la monetización de datos o las suscripciones en línea. Frente a esta situación, el agente retenedor debe exigir al proveedor extranjero una certificación de que no cumple los criterios de PES o, en su defecto, su RUT. Si no obtiene estos soportes, está obligado a retener el diez por ciento del pago.
5. Convenios para evitar la doble imposición
Una herramienta fundamental para reducir la carga tributaria son los Convenios para Evitar la Doble Imposición (CDI). Estos acuerdos permiten aplicar tarifas más bajas que las generales, dependiendo del país de residencia del beneficiario.
Por ejemplo, mientras la tarifa estándar sobre servicios técnicos o regalías es del veinte por ciento, en operaciones con España, Chile o Suiza puede reducirse al diez por ciento. Canadá y México ofrecen beneficios aún más amplios, con tarifas incluso del cero por ciento en ciertos casos.
La correcta aplicación de estos convenios requiere contar con el certificado de residencia fiscal del beneficiario, sin el cual la DIAN no permitirá la tarifa reducida.
6. Tarifas generales de retención
En ausencia de convenio, se aplican las tarifas internas: servicios, regalías, know-how y consultoría veinte por ciento; créditos de largo plazo (más de un año) quince por ciento; créditos de corto plazo veinte por ciento; transporte internacional cinco por ciento; leasing de aeronaves uno por ciento; proyectos de infraestructura bajo APP cinco por ciento; y administración y dirección en casos de PES treinta y tres por ciento.
Estas cifras evidencian que una correcta planeación fiscal puede hacer la diferencia entre un pago eficiente y un sobrecosto significativo.
7. Jurisdicciones no cooperantes: un terreno de riesgo
Los pagos realizados a paraísos fiscales o jurisdicciones no cooperantes enfrentan reglas más estrictas. La norma establece que no serán deducibles salvo que se practique una retención del treinta y cinco por ciento, además de cumplir con la documentación de precios de transferencia exigida en los artículos 260-5 y 260-9 del Estatuto Tributario.
En la práctica, esto convierte cualquier contrato con proveedores domiciliados en dichas jurisdicciones en una operación de alto riesgo fiscal que debe evaluarse con cautela.
8. Requisitos para la deducibilidad de pagos al exterior
Desde la perspectiva de la empresa colombiana, el mayor riesgo es que el gasto no sea aceptado fiscalmente. Para evitarlo, deben cumplirse tres condiciones: que el gasto sea causal, necesario y proporcional; que se practique la retención correspondiente; y que, en caso de no haber retenido, el gasto no supere el quince por ciento de la renta líquida.
Adicionalmente, cuando existe un CDI aplicable, es indispensable acreditar su cumplimiento para que la deducción sea válida.
9. El tratamiento de los contratos llave en mano
Los contratos llave en mano son considerados por la DIAN como ingresos de fuente nacional en su totalidad, independientemente de que se ejecuten parcial o totalmente en el exterior. Esto implica que el valor completo del contrato debe someterse a retención, aplicando una tarifa mínima del uno por ciento.
Para las compañías que participan en proyectos de gran envergadura, como infraestructura o tecnología, esta presunción impacta directamente la estructura financiera del contrato.
10. Conclusiones y recomendaciones
La retención en la fuente de pagos al exterior es un campo en el que la técnica jurídica se mezcla con la gestión empresarial. No se trata de un procedimiento mecánico, sino de una decisión estratégica que puede afectar la deducibilidad de los gastos, el flujo de caja y la competitividad de la empresa.
Por ello, resulta indispensable establecer protocolos internos que incluyan la exigencia de RUT y certificaciones a proveedores extranjeros, la verificación previa de si un pago constituye ingreso de fuente nacional, la aplicación rigurosa de la retención en el momento del pago, el registro oportuno de contratos tecnológicos ante la DIAN y el mantenimiento de un soporte documental suficiente y actualizado.
La experiencia demuestra que las compañías que adoptan una política preventiva de cumplimiento no solo evitan sanciones, sino que también logran optimizar su tributación internacional gracias a los convenios de doble imposición. En un contexto de fiscalización cada vez más estricto, el conocimiento técnico y la planeación tributaria son herramientas esenciales para garantizar la sostenibilidad de los negocios internacionales.
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