Existe una frase que se repite con frecuencia entre empresarios y contadores en Colombia:
“Mejor no pidamos ese saldo a favor porque la DIAN nos va a auditar”.
A veces aparece una segunda versión:
“Eso es demasiado difícil, mejor dejémoslo ahí para compensarlo después”.
Y hay que reconocer que estas preocupaciones no nacen de la nada. Solicitar la devolución de un saldo a favor ante la DIAN puede ser un procedimiento exigente. Puede implicar revisiones, solicitudes de información con plazos muy cortos, autos inadmisorios, múltiples formatos y, en algunos casos, la suspensión del término mientras la Administración realiza verificaciones adicionales.
Pero de allí no debería concluirse que los contribuyentes deben renunciar a solicitar un dinero que legalmente les pertenece.
El verdadero enfoque debería ser otro: entender que pedir un saldo a favor exige preparación.
Así como una empresa se prepara para una auditoría financiera, una negociación bancaria o una revisión de sus estados financieros, también debería prepararse antes de presentar una solicitud de devolución ante la DIAN.
El problema no es necesariamente pedir el saldo. El problema es pedirlo sin estar preparado.
Tener un saldo a favor no significa automáticamente que la DIAN vaya a devolverlo
El artículo 850 del Estatuto Tributario permite a los contribuyentes solicitar la devolución de los saldos a favor originados en sus declaraciones tributarias. Sin embargo, existen diferencias importantes entre los saldos a favor del impuesto sobre la renta y los saldos a favor de IVA. En renta, los saldos a favor se originan frecuentemente porque durante el año al contribuyente le practicaron retenciones o autorretenciones superiores al impuesto que finalmente debía pagar. En esos casos, una vez presentada la declaración, existe la posibilidad de solicitar la devolución o compensación del saldo, siempre que se cumplan los requisitos legales y reglamentarios.
En IVA la situación es diferente. No todo contribuyente que tenga un saldo a favor en su declaración de IVA tiene derecho a solicitar que ese dinero le sea devuelto. La legislación limita la devolución, entre otros casos, a determinados exportadores, productores de bienes exentos, responsables que desarrollan ciertas operaciones expresamente contempladas por la ley y contribuyentes que han sido objeto de retenciones de IVA, bajo las condiciones aplicables a cada situación.
Por esta razón, antes de comenzar a preparar documentos es necesario responder una primera pregunta:
¿Este saldo a favor de IVA realmente es susceptible de devolución?
Puede existir contablemente y aparecer perfectamente reflejado en la declaración, pero eso no significa necesariamente que pueda convertirse inmediatamente en efectivo para la empresa.
En IVA, preparar la solicitud puede convertirse en una pequeña ingeniería documental.
Uno de los mayores retos de las devoluciones de IVA es la cantidad de información que puede ser necesaria para soportar el saldo. La regulación contempla múltiples formatos relacionados con impuestos descontables, IVA retenido, importaciones, exportaciones, declaraciones de exportación, proveedores, zonas francas, proporcionalidad de impuestos descontables, exportación de servicios y otras operaciones.
No significa que todos los contribuyentes tengan que presentar todos los formatos. Los formatos aplicables dependerán de la actividad económica y de la forma como se haya generado el saldo. Sin embargo, esta cantidad de información evidencia una realidad: una devolución de IVA no puede prepararse mirando únicamente el valor final de la declaración.
Hay que reconstruir el saldo. Es necesario poder identificar qué compras generaron IVA descontable, cuáles fueron los proveedores, qué facturas soportan esos valores, qué importaciones se realizaron, qué operaciones fueron gravadas o exentas y cómo fueron calculadas las proporcionalidades cuando correspondían. Además, toda esa información debería coincidir razonablemente con la contabilidad, la facturación electrónica, las declaraciones tributarias, la información exógena y los propios formatos que acompañan la solicitud.
Por eso las devoluciones de IVA normalmente requieren bastante más preparación que una simple radicación de documentos.
El temor a la auditoría tiene algo de realidad
El empresario que piensa que una solicitud de devolución puede generar una revisión no está completamente equivocado. La DIAN tiene facultades para verificar la procedencia del saldo solicitado. Dentro de este procedimiento puede revisar la existencia de las retenciones, los impuestos descontables, los pagos en exceso y, en general, los factores que originaron el saldo a favor.
En IVA, por ejemplo, puede verificar proveedores y establecer si las operaciones que originaron los impuestos descontables realmente existieron y cumplieron los requisitos tributarios. También puede solicitar libros de contabilidad, auxiliares, facturas, certificados y otros documentos. Desde la perspectiva del contribuyente, esta etapa puede sentirse como una auditoría.
Y por eso nuestro consejo normalmente es muy sencillo: Antes de que la DIAN audite el saldo, debería auditarlo el propio contribuyente. Una revisión preventiva permite identificar diferencias antes de radicar la solicitud y preparar las explicaciones y documentos que eventualmente puedan ser requeridos.
La devolución puede convertirse en una auditoría exprés
Existe además una característica del procedimiento que pocos empresarios conocen. Durante la verificación de una solicitud de devolución, la DIAN puede solicitar la exhibición de libros de contabilidad y determinados documentos. La regulación establece que esta exhibición debe realizarse a más tardar el día hábil siguiente a la solicitud del funcionario. Este plazo fue objeto de discusión ante el Consejo de Estado y, en sentencia del 3 de julio de 2025, la corporación mantuvo la legalidad de esta regla.
Esto debe diferenciarse de los requerimientos ordinarios de información, que tienen otros términos legales para responder. Pero la conclusión práctica es muy importante: Una empresa no debería presentar una solicitud de devolución para después comenzar a organizar la información.
Cuando llega una solicitud de exhibición dentro del procedimiento, puede no existir tiempo suficiente para comenzar a buscar facturas de hace dos años, reconstruir auxiliares contables, solicitar certificaciones a proveedores o conciliar diferencias.
Todo esto debería haberse realizado antes de presentar la solicitud.
¿Qué ocurre si la información no está preparada?
No atender adecuadamente los requerimientos realizados durante una devolución puede generar problemas importantes. La legislación tributaria establece consecuencias probatorias frente a la no exhibición de libros y documentos contables cuando son solicitados por la Administración.
Pero existe además otro riesgo. Si durante la verificación aparecen inconsistencias, dudas sobre los impuestos descontables, problemas con las retenciones o indicios de inexactitud, la DIAN puede suspender el término de la devolución hasta por 90 días para adelantar una investigación previa.
Debe aclararse que no responder una solicitud de información no genera automáticamente la suspensión del término. La suspensión requiere que se presenten las circunstancias previstas en el artículo 857-1 del Estatuto Tributario.
Sin embargo, una empresa que no tenga organizada su información puede tener muchas más dificultades para aclarar oportunamente cualquier inconsistencia detectada por la Administración.
Y allí una solicitud que inicialmente parecía sencilla puede convertirse en una revisión mucho más amplia.
Los autos inadmisorios: otro obstáculo frecuente
Existe otro problema recurrente en las solicitudes de devolución: los autos inadmisorios. Antes de estudiar si el contribuyente efectivamente tiene derecho al saldo, la DIAN revisa el cumplimiento de los requisitos formales de la solicitud. Si encuentra determinadas inconsistencias, puede inadmitirla.
El contribuyente tendrá entonces que corregir la situación y presentar nuevamente la solicitud dentro del término correspondiente. El problema práctico aparece cuando se presenta un primer auto inadmisorio, el contribuyente corrige exactamente lo solicitado y posteriormente recibe un nuevo auto con una causal diferente.
Y después, eventualmente, otro. Esto genera retrasos importantes y puede convertirse en una verdadera carrera documental para el contribuyente.
La propia doctrina de la DIAN ha señalado que, por regla general, el auto inadmisorio debería contener las causales de inadmisión detectadas durante la revisión de la solicitud. También existe jurisprudencia del Consejo de Estado que ha cuestionado la expedición sucesiva de autos inadmisorios cuando con ello se termina obstaculizando el ejercicio efectivo del derecho a solicitar la devolución.
Aquí existe además una frontera importante. Una cosa es verificar si el contribuyente presentó correctamente los formatos y documentos exigidos. Otra distinta es pretender utilizar un auto inadmisorio para resolver discusiones de fondo sobre la procedencia del saldo, que deberían analizarse dentro de las facultades de fiscalización de la Administración.
¿Cuánto puede tardar una devolución?
El Estatuto Tributario establece términos para que la DIAN efectúe las devoluciones.
La regla general contempla un término de 50 días hábiles para devolver los saldos solicitados correctamente. También existen procedimientos especiales con términos inferiores, como las devoluciones automáticas o las solicitudes acompañadas de garantía, siempre que se cumplan las condiciones previstas en la legislación.
Sin embargo, el término legal no siempre coincide con el tiempo total que finalmente transcurre hasta recibir el dinero.Un auto inadmisorio implica corregir y volver a presentar la solicitud. Una nueva inadmisión puede generar otra demora. Y si se inicia una investigación previa, el término puede suspenderse hasta por 90 días.
Por eso, cuando una empresa analiza su flujo de caja, no debería asumir que el valor solicitado estará disponible exactamente al cumplirse el término general previsto por la ley.
Entonces, ¿es mejor no pedir los saldos?
No. El temor del empresario colombiano frente a las devoluciones es comprensible. Sí, pueden revisar. Sí, pueden pedir mucha información. Sí, una devolución de IVA puede ser documentalmente compleja. Sí, pueden existir inadmisiones. Y sí, el procedimiento puede ser desgastante si no se conoce correctamente.
Pero ninguna de estas razones significa que una empresa deba renunciar a recuperar un dinero que legalmente tiene derecho a recibir.
La conclusión debería ser exactamente la contraria. Si una empresa tiene un saldo a favor importante, debe prepararse adecuadamente para solicitarlo. Debe revisar previamente la declaración, la contabilidad, las retenciones, los impuestos descontables, los proveedores, la facturación electrónica y los formatos que acompañarán la solicitud.
Debe conocer cuáles son los puntos débiles del saldo antes de que los encuentre la Administración. Y debe tener preparada la documentación para reaccionar rápidamente frente a cualquier solicitud de información.
La mejor devolución comienza antes de presentar la solicitud
Una solicitud de devolución no debería ser el comienzo del trabajo. Debería ser la última etapa de un proceso previo de revisión. La empresa debería llegar a la radicación sabiendo cómo se formó su saldo, qué documentos lo soportan, qué diferencias pueden existir y cómo las explicaría si la DIAN las pregunta. En algunos casos será posible gestionar internamente todo el procedimiento.
En otros, especialmente tratándose de saldos de IVA, operaciones complejas, exportaciones, saldos elevados o empresas que nunca han solicitado una devolución, puede resultar conveniente contar con acompañamiento especializado desde antes de la radicación. Porque el asesoramiento no solamente consiste en llenar formularios.
Consiste en anticipar los problemas del trámite, preparar las respuestas, evaluar las inadmisiones, acompañar las verificaciones y diferenciar cuándo una exigencia de la Administración corresponde a un requisito formal y cuándo comienza a convertirse en una discusión de fondo.
El paradigma de “mejor no lo pida porque lo van a auditar” debería transformarse entonces en otro: “Si tengo derecho al saldo, voy a prepararme correctamente para recuperarlo”.
Al final, un saldo a favor representa recursos de la empresa. Y dejar de solicitarlo únicamente por temor al procedimiento puede significar mantener durante años dinero inmovilizado en manos de la Administración tributaria.
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