La auditoría externa para cierre financiero busca que un profesional independiente obtenga evidencia suficiente y adecuada que le permita expresar una opinión sobre los estados financieros de acuerdo con el marco de información financiera aplicable. Esto exige revisar cifras, estimaciones, revelaciones y otros asuntos relevantes para el encargo.
El proceso tampoco debería comenzar cuando los estados financieros ya están terminados. Para muchas organizaciones resulta conveniente coordinar anticipadamente con el auditor las fechas, requerimientos de información y procedimientos que pueden adelantarse antes del cierre.
La preparación dependerá del tamaño de la empresa, la complejidad de sus operaciones, sus sistemas de información, los requerimientos de reporte y las características particulares del encargo. Por eso, más que aplicar un cronograma idéntico para todas las compañías, conviene entender qué necesita cada organización y planificar el trabajo a partir de esa realidad.
¿Qué evalúa un auditor externo en el cierre financiero?
En una auditoría de estados financieros, el auditor busca obtener seguridad razonable de que los estados financieros en su conjunto están libres de incorrecciones materiales, ya sea por fraude o error, para posteriormente expresar una opinión conforme al marco de información financiera aplicable.
Para hacerlo, desarrolla procedimientos sobre las áreas que considera relevantes según los riesgos identificados. Esto puede comprender, entre otros asuntos:
- saldos y transacciones significativas
- estimaciones contables
- provisiones
- revelaciones en los estados financieros
- confirmaciones de determinados saldos o transacciones
- hechos ocurridos después del cierre
- información relacionada con litigios y contingencias
- operaciones con partes relacionadas
- aspectos del control interno relevantes para planificar y ejecutar la auditoría.
Este último punto merece una precisión. En una auditoría de estados financieros, conocer determinados controles ayuda al auditor a diseñar sus procedimientos. Esto no significa necesariamente que el encargo incluya una opinión independiente sobre la eficacia integral del sistema de control interno.
Auditoría externa y revisoría fiscal: dos figuras diferentes
En Colombia, la auditoría externa y la revisoría fiscal pueden estar relacionadas con la revisión de información financiera, pero tienen naturaleza y alcance diferentes.
La Revisoría Fiscal tiene origen legal y sus funciones están determinadas por la legislación y, cuando corresponde, por los estatutos de la sociedad. La Auditoría Externa tiene origen contractual y su alcance se determina de acuerdo con el encargo convenido. La Superintendencia de Sociedades ha reiterado esta diferencia entre ambas figuras.
Por esta razón, una empresa puede requerir una auditoría externa para atender, por ejemplo, solicitudes de casa matriz, inversionistas, entidades financieras o determinados requerimientos corporativos, aun cuando su situación frente a la Revisoría Fiscal deba analizarse de manera independiente.
Definir correctamente cuál es la necesidad de la organización desde el comienzo evita duplicidades y permite establecer con claridad los entregables esperados.
El trabajo preliminar: prepararse antes del cierre
Una parte del trabajo de auditoría puede desarrollarse antes de finalizar el periodo contable. Su alcance y momento dependen de cada encargo.
Durante esta etapa pueden revisarse determinadas áreas, actualizarse el conocimiento de la compañía, analizarse riesgos, coordinarse requerimientos y adelantarse procedimientos que permitan reducir la concentración del trabajo después del cierre.
En algunas organizaciones, esta etapa coincide con lo que internamente se denomina precierre.
Más que una fecha específica, lo importante es su propósito: llegar al cierre con mejor información sobre aquellos asuntos que requieren análisis adicional.
Entre las áreas que pueden requerir atención están:
- conciliaciones bancarias
- cartera y cuentas por cobrar
- cuentas por pagar
- inventarios
- estimaciones y provisiones
- operaciones con partes relacionadas
- litigios y contingencias
- conciliaciones contables
- partidas pendientes de depuración
- transacciones inusuales o significativas.
No significa que todos estos asuntos generen ajustes ni que deban revisarse de la misma forma en todas las compañías. Su relevancia depende del negocio, del riesgo y de la materialidad determinada para la auditoría.
¿Qué ventaja tiene anticipar esta revisión?
Permite identificar con tiempo información faltante, diferencias que requieren explicación o asuntos que deben analizarse antes de que la presión del cierre aumente.
También facilita que las áreas responsables dispongan de tiempo para reunir soportes y responder consultas.
Un asunto detectado durante una revisión preliminar tampoco se convierte automáticamente en una salvedad del informe. Si el auditor identifica una diferencia o situación relevante, deberá evaluarla de acuerdo con su naturaleza, materialidad y la evidencia disponible. La conclusión final dependerá de las circunstancias particulares del encargo.
Documentación para la auditoría externa de cierre financiero
Los requerimientos documentales varían entre compañías. Sin embargo, una buena preparación comienza por acordar con el auditor qué información necesita y cuándo debe entregarse.
Dependiendo del encargo, pueden solicitarse:
- estados financieros y sus notas
- alance de comprobación
- auxiliares contables
- conciliaciones
- detalle de ajustes y reclasificaciones
- soportes de estimaciones y provisiones
- información de cartera
- cuentas por pagar
- inventarios
- activos fijos
- obligaciones financieras
- impuestos
- operaciones con vinculados o partes relacionadas
- actas de asamblea, junta directiva u otros órganos relevantes
- contratos o documentos relacionados con operaciones significativas
- información sobre litigios y contingencias
La lista debe adaptarse a la operación.
Una compañía industrial con inventarios y activos productivos tendrá necesidades diferentes de una empresa de servicios. Una filial multinacional puede requerir además conciliaciones con paquetes de reporte, políticas de grupo o información solicitada por auditores de casa matriz.
Por eso, la organización de documentos debe partir del conocimiento de la empresa y no de un checklist aplicado de forma mecánica.
Estimaciones, provisiones y otras áreas que requieren juicio
Algunas partidas de los estados financieros dependen en mayor medida de estimaciones y juicios de la administración.
Pueden encontrarse allí provisiones, deterioros, vida útil de activos, contingencias, beneficios a empleados u otros asuntos según las características del negocio.
En estas áreas, el auditor normalmente necesitará entender:
- cómo se realizó la estimación
- qué información se utilizó
- quién participó en su preparación
- qué supuestos fueron considerados
- qué soportes existen
- cómo se evaluó la incertidumbre asociada
Por esta razón, llegar al cierre únicamente con el valor registrado puede ser insuficiente. La empresa debe poder explicar cómo llegó a esa cifra.
Manifestaciones escritas de la administración
Dentro del proceso de auditoría también existen manifestaciones escritas que la dirección debe proporcionar al auditor.
La NIA 580 regula este tipo de evidencia y establece responsabilidades relacionadas con las manifestaciones de la dirección. Estas comunicaciones no sustituyen otros procedimientos de auditoría ni constituyen por sí mismas evidencia suficiente sobre todos los asuntos incluidos en ellas.
Si la dirección se niega a proporcionar las manifestaciones exigidas, el auditor debe evaluar las consecuencias para el encargo y para su opinión.
Por eso es recomendable que la administración conozca oportunamente este requerimiento y lo incorpore dentro del calendario de cierre, en lugar de abordarlo únicamente al final del proceso.
Hechos posteriores al cierre: qué debe revisar la empresa
Entre la fecha de cierre y la autorización de los estados financieros pueden ocurrir hechos que requieran análisis.
Aquí es importante separar dos asuntos.
El marco de información financiera determina cuándo un hecho posterior requiere ajustar los valores reconocidos y cuándo corresponde evaluar una revelación.
Por ejemplo, la normativa incorporada en Colombia contempla que determinados hechos posteriores proporcionan evidencia adicional sobre condiciones que ya existían al final del periodo. En esos casos puede ser necesario ajustar los estados financieros. Otros hechos corresponden a condiciones surgidas posteriormente y pueden requerir revelación dependiendo de su importancia.
Un ejemplo es la resolución posterior de un litigio que confirma que al cierre ya existía una obligación. El marco contable contempla este tipo de situación como un posible hecho que implica ajuste.
Por otra parte, la NIA 560 establece las responsabilidades del auditor respecto de los hechos posteriores.
Esta distinción es útil para la administración porque permite entender que la evaluación contable corresponde inicialmente a la empresa, mientras el auditor desarrolla procedimientos para determinar si los hechos posteriores relevantes fueron tratados adecuadamente.
¿Qué información puede resultar relevante?
Dependiendo de la organización:
- decisiones de órganos de gobierno
- litigios
- cambios relevantes en obligaciones financieras
- ventas o adquisiciones significativas
- siniestros
- cambios importantes en estimaciones
- operaciones relevantes posteriores al cierre
- situaciones que afecten la continuidad de la compañía.
El análisis debe realizarse caso por caso.
Cronograma de una auditoría externa para cierre financiero
Las fechas deben acordarse considerando los plazos propios de cada compañía. Una filial que debe reportar tempranamente a su casa matriz puede requerir un calendario distinto al de una empresa que prepara sus estados financieros bajo otras fechas corporativas.
Como referencia, el proceso puede organizarse de la siguiente manera:
Antes del cierre
Definición del alcance, calendario, responsables, requerimientos preliminares y procedimientos que puedan adelantarse.
Durante el cierre
Preparación y depuración de información contable, conciliaciones, inventarios cuando corresponda, estimaciones, provisiones y estados financieros preliminares.
Después del cierre
Entrega de información al auditor, ejecución de procedimientos sobre saldos de cierre, atención de solicitudes adicionales y análisis de hechos posteriores.
Etapa final
Evaluación de diferencias identificadas, revisión de revelaciones, preparación de manifestaciones de la administración, revisión de estados financieros y emisión del informe del auditor cuando se hayan completado los procedimientos requeridos.
Este esquema es orientativo. El calendario real debe definirse según el alcance y las necesidades de reporte de la organización.
La coordinación interna también influye en el proceso
La auditoría externa no depende únicamente del área contable. Según el negocio, pueden participar tesorería, impuestos, legal, nómina, operaciones, tecnología, compras, cartera y alta dirección. Cuando cada requerimiento debe localizarse después de recibido, el proceso pierde tiempo. Una alternativa es designar un responsable interno que centralice las solicitudes, identifique a las áreas encargadas y lleve seguimiento a los pendientes.
Ese coordinador no necesita resolver todos los asuntos técnicos. Su función es facilitar el flujo de información y evitar que los requerimientos queden dispersos entre diferentes áreas.
En compañías con estructuras más complejas también resulta útil acordar desde el comienzo:
- responsables por información
- fechas de entrega
- formato de los soportes
- canal para consultas
- reuniones de seguimiento
- escalamiento de asuntos que requieren decisión de gerencia.
¿Qué ocurre cuando el auditor identifica diferencias?
Una diferencia detectada durante la auditoría requiere análisis.
El auditor puede discutirla con la administración, solicitar información adicional o proponer un ajuste cuando corresponda. La empresa deberá evaluar el asunto y decidir el tratamiento adecuado de acuerdo con el marco contable aplicable.
La existencia de ajustes durante una auditoría no significa automáticamente que el informe tendrá una opinión modificada.
El auditor deberá evaluar las incorrecciones identificadas individualmente y en conjunto, junto con otros aspectos relevantes del encargo.
Por eso resulta conveniente diferenciar tres conceptos que en ocasiones se utilizan como si fueran equivalentes:
Hallazgo o asunto identificado: situación detectada durante los procedimientos.
Ajuste: modificación de la información financiera que puede derivarse del análisis de una diferencia.
Opinión modificada: conclusión del auditor que se presenta únicamente cuando se cumplen las circunstancias establecidas por las normas profesionales aplicables.
Esta distinción ayuda a que la gerencia interprete adecuadamente las conversaciones que se presentan durante el cierre.
Cómo preparar una auditoría externa para cierre financiero
Una preparación efectiva también empieza por contar con una firma adecuada para las características del encargo. Si la empresa aún está evaluando proveedores, puede consultar nuestra guía sobre criterios para elegir un auditor externo en Colombia, donde se revisan aspectos como experiencia, independencia, equipo asignado y conocimiento del negocio.
Antes de iniciar la etapa principal del trabajo, la administración puede verificar:
- si las conciliaciones relevantes están actualizadas
- si las partidas antiguas tienen explicación
- si las estimaciones cuentan con metodología y soportes
- si los litigios y contingencias han sido analizados
- si las operaciones con partes relacionadas están identificadas
- si las actas corporativas están disponibles
- si las áreas conocen los requerimientos que deben atender
- si existe un responsable que coordine las solicitudes
- si los estados financieros y notas avanzan de acuerdo con el calendario.
No existe una lista universal. Estos puntos deben ajustarse a los riesgos y características de cada empresa.
Una auditoría de cierre debe adaptarse a la realidad de la organización
Dos compañías del mismo sector pueden requerir aproximaciones diferentes.
El volumen de transacciones, los sistemas utilizados, la estructura societaria, las operaciones internacionales, la materialidad de determinados saldos y los requerimientos de casa matriz pueden cambiar sustancialmente la forma de ejecutar el trabajo.
Por eso, antes de definir recursos y calendario, la firma auditora necesita conocer la operación.
Este enfoque coincide con la experiencia de TCW acompañando empresas nacionales, grupos empresariales y filiales multinacionales. El entendimiento del negocio, el acceso a profesionales senior y la capacidad de trabajar con diferentes especialidades forman parte de los atributos identificados en la experiencia de la firma con sus clientes.
Tower Consulting Worldwide cuenta con más de tres décadas de trayectoria en Colombia y experiencia con organizaciones nacionales e internacionales de diferentes sectores. Su servicio de Auditoría Externa parte del análisis de las características particulares de la compañía, sus necesidades de información y los requerimientos asociados al encargo.
Su pertenencia a GGI complementa este conocimiento local cuando las organizaciones tienen relaciones internacionales o requieren interacción con profesionales de otras jurisdicciones.
Preparar el cierre facilita una auditoría mejor coordinada
La preparación anticipada no determina el tipo de opinión que emitirá el auditor. Sí puede facilitar que la compañía entregue oportunamente la información requerida, atienda consultas y analice los asuntos identificados antes de finalizar el proceso.
Un cierre organizado permite que contabilidad, gerencia y las demás áreas involucradas trabajen sobre un calendario común y que el auditor disponga de la información necesaria para ejecutar sus procedimientos.
Para las empresas con requerimientos de reporte a casa matriz, inversionistas, entidades financieras u otros terceros, esta coordinación adquiere especial importancia.
¿Su empresa está preparando el cierre financiero?
Si su organización requiere una Auditoría Externa y desea evaluar el alcance del servicio de acuerdo con las características particulares de su operación, puede registrar sus datos para que el equipo de Tower Consulting Worldwide conozca su requerimiento.
Conozca el servicio de Auditoría Externa de TCW
Fuentes normativas y documentales
El contenido técnico de esta guía toma como referencia el marco de información financiera y las normas profesionales incorporadas en Colombia, entre ellas las disposiciones sobre hechos posteriores al periodo sobre el que se informa y las responsabilidades aplicables al auditor, así como conceptos de la Superintendencia de Sociedades sobre la diferencia entre Auditoría Externa y Revisoría Fiscal.
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La información contenida en el presente boletín es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.
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