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CIRCULAR EXTERNA DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES DE BOGOTÁ
En el presente Flash Informativo de actualidad jurídica informamos sobre la Circular Externa dictada por la Superintendencia de Sociedades de fecha 01 de diciembre de 2014, mediante la cual se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los Estados Financieros correspondientes al ejercicio fiscal 2014.
La Superintendencia de Sociedades dentro de sus facultades de inspección, vigilancia y control otorgadas por la Ley y en aras de confirmar y analizar la información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, empresas en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial y clubes con deportistas y profesionales convertidos en sociedades anónimas, estableció lo siguiente:
1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera.
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a vigilancia o control de dicha entidad, están obligadas a enviar los estados financieros al 31 de diciembre de 2014, sin necesidad de requerimiento expreso. Asimismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales sometidas a inspección.
Se exceptúan de tal obligación, las empresas que se encuentran en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán notificar tal situación a través un correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co, indicando como asunto “Grupo arquitectura de datos: Formulario empresarial-sociedad en liquidación voluntaria.
| Tabla No. 1 Programación de envío de Información Financiera |
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| Últimos dos dígitos del NIT | Envío de Información | Últimos dos dígitos del NIT | Envío de Información |
| 01-05 | Lunes 06 de abril | 51-55 | Lunes 20 de abril |
| 06-10 | Martes 07 de abril | 56-60 | Martes 21 de abril |
| 11-15 | Miércoles 08 de abril | 61-65 | Miércoles 22 de abril |
| 16-20 | Jueves 09 de abril | 66-70 | Jueves 23 de abril |
| 21-25 | Viernes 10 de abril | 71-75 | Viernes 24 de abril |
| 26-30 | Lunes 13 de abril | 76-80 | Lunes 27 de abril |
| 31-35 | Martes 14 de abril | 81-85 | Martes 28 de abril |
| 36-40 | Miércoles 15 de abril | 86-90 | Miércoles 29 de abril |
| 41-45 | Jueves 16 de abril | 91-95 | Jueves 30 de abril |
| 46-50 | Viernes 17 de abril | 96-00 | Lunes 4 de mayo |
Por otra parte, la Superintendencia estableció que las empresas que tengan más de un cierre contable deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas antes señaladas, previa solicitud de autorización de envío dirigida al Grupo de Informes Empresariales.
Dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera, las empresas deberán allegar la documentación adicional que se detalla a continuación:
| Tabla No. 2 Documentos Adicionales |
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Para las sociedades Vigiladas y Controladas |
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| Para las sociedades Inspeccionadas |
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Si los documentos adicionales no son enviados en el lapso previsto, los estados financieros se entenderán extemporáneos, dando lugar a las sanciones pertinentes.
2. Diligenciamiento y presentación informe de prácticas empresariales.
El informe 42 (Prácticas Empresariales) deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control. Tal responsabilidad recae sobre los administradores de la sociedad tal y como lo prevé los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.
| Tabla No. 3 Programación de envío de informe de prácticas empresariales |
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| Últimos dos dígitos del NIT | Envío de Información | Últimos dos dígitos del NIT | Envío de Información |
| 01-10 | Lunes 11 de mayo | 51-60 | Martes 19 de mayo |
| 11-20 | Martes 12 de mayo | 61-70 | Miércoles 20 de mayo |
| 21-30 | Miércoles 13 de mayo | 71-80 | Jueves 21 de mayo |
| 31-40 | Jueves14 de mayo | 81-90 | Viernes 22 de mayo |
| 41-50 | Viernes 15 de mayo | 91-00 | Lunes 25 de mayo |
El informe 42 no requiere la presentación ni remisión de documentos adicionales de soporte.
Las sociedades que tengan más de un cierre contable deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014 en un solo informe.
3. Presentación de los Estados Financieros Consolidados y documentos adicionales.
De conformidad con los artículos 26, 27 y 28 de la Ley 222 de 1995, las matrices o controlantes inspeccionadas destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio y las matrices o controlantes vigiladas obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar además los estados financieros consolidados en el informe 07, a más tardar el 15 de mayo de 2015.
3.1. Documentos adicionales:
- Certificado de los estados financieros consolidados.
- Notas a los estados financieros consolidados.
- Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
- Dictamen del revisor fiscal.
Los documentos adicionales deberán enviarse dentro de los dos (02) días hábiles siguientes a la fecha de plazo de envío de la información financiera consolidada.
Los estados financieros consolidados se entenderán recibidos oportunamente con la presentación de los documentos adicionales en el lapso previsto al efecto.
4. Presentación de Estados Financieros de las sociedades admitidas a un proceso concursal recuperatorio.
Deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 30 (información periódica acuerdo recuperatorio) y sus documentos adicionales escaneados en formato PDF (observar las directrices fijadas en la Circular Externa No. 100-000004 del 31 de mayo de 2013).
5. Presentación de Estados Financieros de los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.
Deberán enviar los estados financieros en el informe 40 (club de futbol con deportistas profesionales) y sus documentos adicionales escaneados en formato PDF (observar las directrices fijadas en la Circular Externa No. 200-000002 del 22 de febrero de 2013). En caso de encontrarse en trámite o proceso concursal recuperatorio al 31 de diciembre de 2014, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 30 (información periódica acuerdo recuperatorio).
6. Presentación de Estados Financieros de las sociedades admitidas a un proceso de liquidación judicial.
Tales sociedades deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 28 (periodos intermedios y fin de ejercicio para liquidación judicial) con observancia de las directrices fijadas en la Circular Externa No. 100-0001 del 26 de febrero de 2010, y sus documentos adicionales escaneados en PDF.
7. Presentación de Estados Financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria al 31 de diciembre de 2014.
Los entes económicos vigilados o controlados, que estén en proceso de liquidación voluntaria deberán presentar los estados financieros en el informe 16 (estado de liquidación voluntaria) del aplicativo Storm, a más tardar el 30 de mayo de 2015. Deberán además acompañarse de las notas de los estados financieros y de la certificación firmada por el liquidador, el contador y el revisor fiscal si lo hubiere.
Es importante destacar, que con excepción de la documentación solicitada en formato PDF, toda la información financiera deberá enviarse por medio del programa Storm siguiendo las especificaciones técnicas que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co.
Los plazos señalados son improrrogables. El incumplimiento de lo establecido en la Circular en comento, podrá dar lugar previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho a la defensa, a las sanciones previstas en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995.
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La información contenida en el presente Flash es de carácter estrictamente informativo. Por lo tanto, para la toma de decisiones particulares sobre los temas que se comentan, se deberá contar con el auxilio del asesor experto en el tema pertinente.
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